10 Điểm Cần Lưu Ý Khi Kỷ Luật Sa Thải Người Lao Động

Sa thải là hình thức xử lý kỷ luật cao nhất áp dụng đối với người lao động vi phạm nội quy lao động của công ty. Quyết định sa thải thường tạo ra sự mâu thuẫn cao giữa hai bên và tiềm ẩn khả năng tranh chấp lao động xảy ra. Ở góc độ người lao động, để tự bảo vệ mình họ sẽ yêu cầu công ty chứng minh lỗi vi phạm của mình cũng như soi vào quy trình thủ tục sa thải để bắt lỗi công ty. Trong khi đó, công ty khi xác định sẽ sa thải người lao động nào đó vi phạm những điều mà công ty cho rằng không thể bỏ qua thì đôi khi có xu hướng xử lý vi phạm một cách chủ quan hoặc áp đặt. Sau khi bị sa thải, người lao động thường có xu hướng kiện người sử dụng lao động ra tòa để giải quyết tranh chấp lao động này. Việc này thường làm rất mất thời gian, kinh phí và mối quan hệ giữa hai bên sau này trở nên tồi tệ hơn.

Để người lao động tâm phục khẩu phục và tạo ra môi trường làm việc công bằng, bình đẳng và có kỷ luật, Công ty cần lưu ý 10 điểm sau đây trước khi xử lý kỷ luật sa thải:

Thứ nhất, Công ty phải có nội quy lao động được ban hành hợp pháp. Một nội quy lao động được xem là  ban hành hợp pháp nếu nó đáp ứng các điều kiện sau (i) dự thảo nội quy lao động đã có ý kiến của công đoàn cơ sở hoặc công đoàn cấp trên (nếu chưa có công đoàn cơ sở); (ii) người đại diện theo pháp luật ký ban hành; (iii) được đăng ký hợp lệ với cơ quan quản lý nhà nước; (iv) phổ biến đến người lao động.

Thứ hai, nội quy lao động của công ty có thể bị tòa án xem lại và có ý kiến khác đi so với ý kiến của cơ quan quản lý lao động. Mặc dù nội quy lao động của công ty đã đăng ký và được cơ quan quản lý nhà nước về lao động ở địa phương xác nhận đã hợp lệ, hoặc thậm chí là “đã phù hợp với pháp luật” nhưng trong quá trình xét xử, tòa án đánh giá và có quan điểm khác thì quyết định phán xử cuối cùng vẫn thuộc về cơ quan tài phán. Do vậy, công ty cần nhìn nhận vấn đề kỷ luật lao động một cách chặt chẽ theo quy định của Bộ luật Lao động.

Thứ ba, Công ty chỉ được xử lý kỷ luật lao động khi có đủ căn cứ pháp luật. Tức là hành vi vi phạm của người lao động phải được quy định trong nội quy lao động. Công ty bị cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động.

Có nhiều tình huống, Công ty vì quá chủ quan khi tự ý suy diễn hoặc gán ghép hành vi vi phạm của người lao động với một vi phạm nào đó đã được quy định từ trước trong nội quy lao động dẫn đến việc áp dụng sai nội quy lao động khi xử lý kỷ luật lao động.

Thứ tư, Tạm đình chỉ công việc. Trong trường hợp vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp, nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh thì Công ty có quyền được tạm đình chỉ công việc của người lao động. Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt cũng không được quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.

Thứ năm, Quy trình thủ tục xử lý kỷ luật lao động phải phù hợp pháp luật. Bộ luật Lao động yêu cầu rất khắt khe về quy trình thủ tục để xử lý kỷ luật. Vi phạm quy trình thủ tục xử lý kỷ luật cũng xem như là xử lý kỷ luật trái pháp luật. Cụ thể, Công ty phải thu thập chứng cứ vi phạm nội quy lao động của người lao động. Tổ chức mời người lao động họp bằng văn bản, chỉ được xử lý kỷ luật lao động vắng mặt người lao động khi đã thông báo mời họp bằng văn bản 3 lần (không tính các lần hoãn hoặc hủy hoặc thay đổi địa điểm cuộc họp) và mỗi lần mỗi họp xử lý kỷ luật phải gửi văn bản mời trước ít nhất 5 ngày làm việc trước khi tiến hành cuộc họp.

Thứ sáu, Người ký triệu tập và chủ trì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và người ký quyết định xử lý kỷ luật lao động phải đúng thẩm quyền. Theo Bộ luật Lao động, chỉ có người đại diện theo pháp luật mới có quyền ký quyết định xử lý kỷ luật lao động sa thải đối với người lao động. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động được quyền triệu tập và chủ trì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động nhưng không được quyền ký quyết định xử lý kỷ luật sa thải dù có được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.

Thứ bảy, Vai trò tham gia của tổ chức công đoàn. Bộ luật Lao động quy định cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải có sự tham gia của tổ chức công đoàn. Mặc dù, luật không có quy định rằng Công ty chỉ được xử lý kỷ luật người lao động khi tổ chức công đoàn đồng thuận/chấp thuận tuy nhiên điều kiện tiên quyết là phải có sự tham gia của tổ chức công đoàn trừ trường hợp Công ty đã mời 3 lần nhưng không tham gia.

Do vậy trong quá trình tổ chức cuộc họp và ghi biên bản cuộc họp dù tổ chức công đoàn có đồng ý hay phản đối quyết định của công ty thì công ty vẫn có quyền ra quyết định sa thải và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

Thứ tám, Ký tá biên bản họp và tống đạt giấy tờ. Theo Bộ luật Lao động, cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản và được thông qua các thành viên tham dự trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành phần tham dự cuộc họp và người lập biên bản. Trường hợp một trong các thành phần đã tham dự cuộc họp mà không ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do và biên bản họp này vẫn được xem là hợp lệ.

Có nhiều trường hợp, do căng thẳng và mẫu thuận từ trước giữa người lao động và những người tham dự cuộc họp, người lao động tự ý bỏ về mà không ký tá bất kỳ văn bản gì. Vì vậy, để buổi họp diễn ra trong sự hợp tác, người chủ trì cuộc họp phải kiểm soát được cuộc họp để việc chứng minh lỗi của người lao động diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên nếu người lao động vẫn cố tình không hợp tác thì Công ty có thể vận dụng quy định trên để hoàn thiện về mặt thủ tục trước khi ra quyết định sa thải.

Mặc dù Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành không có quy định bắt buộc biên bản họp xử lý kỷ luật lao động phải lập thành bao nhiêu bản và phải giao cho người lao động. Tuy nhiên, Công ty nên giao một bản biên bản họp để người lao động thấy rằng việc tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động là minh bạch, công khai và hoàn toàn rõ ràng với người lao động.

Thứ chín, Công ty có nghĩa vụ giải quyết khiếu nại. Theo Bộ luật Lao động, người lao động có quyền khiếu nại quyết định xử lý kỷ luật lao động của tới Công ty, với cơ quan có thẩm quyền, hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động (hòa giải viên lao động hoặc tòa án). Do vậy, khi nhận được đơn khiếu nại từ người lao động, Công ty nên có văn bản giải quyết khiếu nại cho phù hợp với yêu cầu của pháp luật. Việc giải quyết khiếu nại là một cơ hội để Công ty xem xét lại toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật lao động, ngoài ra nó cũng là bằng chứng thể hiện rằng Công ty hoàn toàn hợp tác với người lao động khi có tranh chấp phát sinh. Điều này có thể được tòa án đánh giá tốt trong quá trình giải quyết tại tòa (nếu có).

Thứ mười, giải quyết các chế độ sau khi sa thải. Công ty vẫn phải có nghĩa vụ trả cho người lao động theo quy định của pháp luật bao gồm: tiền lương chưa được thanh toán, ngày phép năm chưa sử dụng, sổ bảo hiểm và các giấy tờ công ty đã giữ lại của người lao động. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày. Thực tế thì có nhiều trường hợp vì Công ty chậm trễ trong việc thực hiện các nghĩa vụ này mà người lao động quyết định khởi kiện để một công đôi việc, vừa khởi kiện với quyết định sa thải vừa để đòi quyền lợi tài chính mà công ty còn thiếu của người lao động. Do vậy, Công ty cần giải quyết nhanh chóng các chế độ cho người lao động để tránh phiền phức.